‘Grijp de brexit aan om te automatiseren’
Of de Britten de Europese Unie verlaten met een ‘hard brexit’ of een ‘soft brexit’, dat weten we nog niet. Maar vertrekken, dat doen ze. En dus moeten bedrijven zich voorbereiden. ‘Misschien kunnen ze het moment aangrijpen om al hun procedures te optimaliseren.’
‘Onlangs heb ik een analyse uitgevoerd bij een internationaal bedrijf met een vestiging in België’, vertelt Michiel Ruys, executive director van het Tax Technology & Transformation Team van EY. ‘Dat bedrijf heeft een magazijn in het Verenigd Koninkrijk, waar het alles opslaat wat binnenkomt voor Europa. Zeker 80 procent van zijn goederen exporteert dit bedrijf in de Europese Unie. Na de brexit moet het dus herinvoeren, waardoor het kostenplaatje dreigt op te lopen. Bovendien bestelt dit bedrijf zijn voorraad altijd een jaar op voorhand.’
‘Dat zijn problemen waarvoor we IT-oplossingen proberen te vinden’, zegt Ruys. ‘Ten eerste zal het bedrijf na de brexit enkele maanden moeten uitvoeren naar de EU vanuit het Verenigd Koninkrijk, en dus invoertaksen betalen in het land van bestemming. Om deze bijkomende formaliteiten in de systemen te ondersteunen, moeten er heel wat aanpassingen gebeuren in de ERP (computerprogramma om processen in een bedrijf te ondersteunen, nvdr.)’
Maar is ook de integratie met externe systemen, zoals douane. Het doel? ‘Te weten komen wat de meerkosten zijn van het eindproduct en de marges kunnen berekenen. Tegelijk bouwt het bedrijf een nieuw magazijn in Nederland om Europa te bedienen. Dat heeft een impact op master data, routes, prijszetting, taksen, voorraadbeheer, … En dus moet IT met zoveel mogelijk departementen samenwerken om de beste oplossing uit te dokteren.’
Procedures omdraaien
‘Alle bedrijven die zakendoen met Groot-Brittannië moeten een impactanalyse uitvoeren’, vult Frank Cambie aan, vennoot bij het Tax Technology & Transformation Team van EY. ‘Wat moet er met je IT systemen gebeuren in functie van de brexit? Ik denk aan douaneformaliteiten, belastingen, logistiek, sales, … Zo’n analyse moet sowieso gebeuren. Want de IT-aanpassingen van bedrijven blijven dezelfde, of er nu een hard brexit aankomt eind maart – wat het meest waarschijnlijk is op basis van de huidige politieke discussies in het VK – of een soft brexit, waarbij de bedrijven enkele maanden meer tijd krijgen tijdens een overgangsperiode.’
‘Veel bedrijven maken gebruikt van procedures die ze opstelden in de tijd dat de EU uitbreidde, en waarbij exportlanden EU-lidstaten werden’, merkt Cambie op. ‘Tegenwoordig gaat het dan natuurlijk om de omgekeerde beweging. Vooral multinationals beschikken over zulke handleidingen. Belgische kmo’s die zakendoen in de ons omringende landen hebben vaak geen ervaring met wijzigingen van de EU of export buiten de Europese interne markt. Zij moeten from scratch beginnen. Voor hen is het extra belangrijk om zo snel mogelijk de analyse te maken.’
Bedrijven moeten investeren in hun IT, menen Ruys en Cambie. ‘Waarom zouden ze er niet van profiteren om dit momentum aan te grijpen en hun processen te optimaliseren? Ik denk aan minder taken manueel uitvoeren en meer automatiseren. Zo is er toch een indirecte opportuniteit aan de brexit’, besluit Cambie.
‘Er is nog een voordeeltje aan de brexit: het potentieel wegvallen van Intrastat-verplichtingen’, vult Ruys aan. ‘Maar dat is dan zowat het enige voordeel dat ik kan bedenken vanuit een IT-perspectief.’